Chargé(e) d'accueil et Officier d'Etat Civil

Descriptif du poste

- Accueil physique et téléphonique des usagers :
o Accueillir le public avec amabilité
o Savoir prendre des messages
o S'exprimer clairement et reformuler les demandes
o Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et physiques
o Gérer les situations de stress et réguler les tensions
o Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
o Conserver neutralité et objectivité face aux situations
o Savoir s'adapter aux publics de cultures différentes
o Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
o Saisir les demandes des usagers par le biais d'Annonay le fil

- Gestion et affichage des informations, du courrier et des réservations de salles
(chargé(e) d'accueil) :
o Diffuser des informations ou des documents par voie affichage ou au
sein des services
o Assurer l'affichage (arrêté, permis de construire, bans, ...) pour les
services extérieurs
o Tenir à jour le fichier des " fiches procédures " sur intranet
o Créer des fiches procédures et les mettre à jour
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
o Assurer la polyvalence sur différents sites de la collectivité
o Réaliser l'ouverture et enregistrement du courrier départ et arrivée
o S'assurer de la transmission et du dispatching aux services concernés
des courriers et des instructions
o Affranchissement du courrier
o Réception des marchés publics et colis
o Réaliser un ensemble de tâches administratives ; archivage courriers, (ouverture, enregistrement, ventilation, affranchissement), tenue de certains fichiers (suivi des consommations affranchissements du courrier, des horaires d'ouvertures des différents sites...), et de secrétariat
o Gérer un planning de réservation de salle
o Gérer la location des salles dans son ensemble (visite des salles, contrat,
facturation, titres de recette).
o Établir les conventions si nécessaires et les décisions sur Air'délib
o Faire appliquer les règles et consignes d'hygiène et de sécurité liées aux salles
o Travailler en transversalité avec d'autres services

- Gestion du courrier papier et dématérialisé (OEC) :
o Répondre quotidiennement au courrier : délivrance de copies d'actes
de l'état civil
o Apposer les mentions en marge des actes de l'état civil reçues par voie
postale
o Traiter les demandes (dématérialisées) COMEDEC émanant des notaires
et du CERT
Instruction des dossiers de
cartes nationales d'identité et
des passeports
(OEC)
o Prendre les rendez-vous en vue d'établir une pièce d'identité
o Informer les administrés des pièces justificatives à fournir, selon leur
situation, pour l'établissement de leur pièce d'identité
o Saisir les dossiers sur le dispositif de recueil et assurer le suivi de ses
dossiers