Assistant de cabinet

Descriptif du poste

Soutien logistique et administratif de l'activité du Maire-Président :
 Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et
électroniques en discernant les urgences et les priorités.
 Assurer de manière rigoureuse la prise de rendez-vous dans
l'agenda du Maire-Président.
 Assurer le suivi du calendrier des réunions des élus et de leurs
astreintes pour les élus annonéens.
 Gérer les déplacements des élus.
 Assurer le suivi des opérations comptables du service.
 Appuyer l'agent en charge du Protocole dans l'organisation des
cérémonies officielles et des réceptions.
 Appuyer l'agent en charge du Protocole dans la gestion du fichier
des " personnalités " et l'ensemble des contacts de l'équipe
municipale.
 Prendre en charge les demandes administratives du Cabinet.

Coordination du circuit d'information :
 Vérifier et suivre les parafeurs à la signature du maire-Président et
les transmettre aux services
 Assurer les diffusions des courriers signalés par le chef de cabinet,
leur flux vers les services et leur archivage.
 Envoyer les invitations et les comptes rendus des instances
municipales et communautaires non délibératives (bureau des
maires, bureau de majorité...)
 S'assurer de la bonne transmission des informations demandés
par les élus et les membres du Cabinet aux directions et aux
services

Instruction technique :
 Rédiger des rapports
 Rédiger des courriers pouvant comporter des dimensions
techniques ou juridiques
 Rédiger des arrêtés.