07104 ANNONAY Lien vers l'offre d'emploi
Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Relation aux usagers et Population (DRUP), il (elle) contribue à la mise en œuvre des missions du service Population et participe à la définition des orientations stratégiques en matière d'offre de services. Il (elle) optimise et développe les activités du service Population de la commune.
Il (elle) encadre plusieurs agents ayant la délégation d'officier d'état civil et assure la gestion de l'activité de l'état civil, du recensement de la population, de la gestion administrative du cimetière et des élections politiques.
Il (elle) assure le suivi des évolutions réglementaires et technologiques afin de répondre aux besoins nouveaux et garantir la qualité de service à la population.
Il (elle) est en relation directe et permanente avec la population, la préfecture, l'INSEE, les tribunaux, le centre hospitalier et est le référent auprès du Procureur de la République.
Il (elle) assure la continuité de la DRUP et du service de la Relation aux usagers en l'absence des encadrants.
Descriptif du poste
Encadrer, animer, organiser le service :
- Encadrer les agents : organiser, prioriser, réguler le travail des agents en fonction de l'activité
- Déterminer les priorités et gérer les dossiers sensibles
- Organiser le guichet état civil et l'information au public : standard téléphonique, délivrance de documents administratifs
- Conseiller auprès des officiers d'état civil et référent auprès du Procureur de la République
- Réaliser les entretiens annuels des agents du service, avec la définition des axes de travail et des vœux de formation pour l'année à venir
- Communiquer à la direction toute proposition d'amélioration de l'organisation du service
- Réaliser le rapport d'activité du service et participer à l'élaboration du budget
- Assurer la veille réglementaire et juridique dans les domaines confiés
Gérer l'activité de l'état civil et de la gestion administrative des cimetières :
- Organiser l'accueil et l'information au public
- Accompagner dans leurs missions les officiers de l'état civil par délégation du Maire
- Rédiger les actes de l'état civil (actes de naissance, reconnaissance, mariage, décès, changement de nom, prénom), tenue des registres (apposition des mentions marginales, établissement des tables annuelles et décennales)
- Enregistrer les pactes civils de solidarité
- Saisir les recensements des jeunes de 16 ans
- Enregistrer les demandes de dépôt des titres d'identité et assurer leur délivrance
- Être le référent des partenaires CERT et ANTS
- Assurer la gestion administrative du cimetière (gestion des concessions)
Gestion des élections politiques : organiser le suivi de la liste électorale et les scrutins :
- Être le référent avec la DRUP auprès des services de préfecture
- Assurer la mise à jour du fichier électoral
- Organiser les réunions et assurer le secrétariat des commissions administratives pendant la période de révision des listes électorales
- Définir l'organisation des bureaux de vote en collaboration avec la DRUP
-Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)
- Organiser le tirage au sort annuel des jurés d'assises et organiser la cérémonie de citoyenneté en collaboration avec la DRUP
Participer à l'organisation du recensement de la population :
- Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement avec le coordonnateur communal
- Constituer et organiser l'équipe des agents recenseurs
- Organiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants
Profil recherché
- Qualités relationnelles et humaines, discrétion, adaptabilité, diplomatie, rigueur et sens du travail en équipe
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissance en droit de la fonction publique et plus particulièrement en droit électoral et de l'IGREC (Instruction générale relative à l'Etat civil)
- Conduite de projets, sens des responsabilités et du management
- Esprit fédérateur et grand sens de l'organisation
- Aisance rédactionnelle et capacités d'analyses et de synthèses
